Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Rahtarit ry

Tämä on Rahtarit ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018. Viimeisin muutos 27.7.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Rahtarit ry
Linnatie 3
04600 Mäntsälä

puh. 03 3433 751
s-posti: rahtarit@rahtarit.fi
kotisivut: www.rahtarit.fi

2. Selosteesta vastaava yhteyshenkilö

Suvi Puntti
suvi.puntti@rahtarit.fi

03 3433 751, alavalinta 3

3. Rekisterin nimi

Rahtarit ry:n jäsenrekisteri ja sen liitännäiset

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus. Katsomme sinun antaneen suostumuksen henkilötietojesi tallennukselle, kun olet liittynyt jäseneksemme ja antanut meille tietosi sitä varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenyyden ylläpito, etujen tarjoaminen jäsenille sekä yhteydenpito jäseniin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteri on yhdistyksen jäsenten henkilötietojen tietopankki. Tietoja käytetään jäsenyyden ylläpitämiseksi sekä jäsenetujen tarjoamisen mahdollistamiseksi. Jäsenyyden ja etujen tarjoamisen vuoksi tietoja joudutaan säännönmukaisesti ja ajoittain siirtämään kolmansille osapuolille kohdassa 8 mainitun mukaisesti.

Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: jäsennumero, viitenumero, jäsenmaksun suorituspvä, henkilön nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti, osasto, tietojen viimeinen päivityspvä, kiellot (lehden lähetys, markkinointi, merkkipäivän julkaisu, salainen puhelinnumero), osallistuminen yhdistyksen järjestämiin ammattipätevyyden jatkokoulutuksiin, jäsentyyppi (esim. normaali, opiskelija, ainaisjäsen), lisätiedot (esim. nimikaima, postin palautuminen, LA-kutsunumero), erikoismaksut (esim. ulkomaan postituslisä), liittymispäivä, myönnetyt ansiomerkit, toiminta luottamushenkilönä, maksutapa jos poikkeava, sukupuoli, osallistuminen SM- tai MM-ajotaitokilpailuihin.

Tilausrekisteri ja Unifaun Online

Jäsenemme voivat tilata tuotteita Rahtarit Putiigin verkkokaupasta. Tilausta varten jäsenyys ja yhteystiedot tarkistetaan jäsenrekisteristä, jonka myötä ne tallennetaan erilliseen tilausrekisteriin. Tilausrekisterin tiedoilla hoidetaan verkkokaupan tilausprosessi. Tuotteiden toimitus tilataan Unifaun Onlinen kautta, jonne tallentuvat tilaajan nimi, osoite ja puhelinnumero. 

Tilausrekisteriin tallennettavat tiedot: tilausnumero, tilauspvm, viitepvm, maksupvm, toimituspvm, lähetystunnus, lunastustieto, jäsennumero, nimi, osoite, puhelinnumero, tuotetiedot (tilatut tuotteet, hinnat, postikulut), sähköpostiosoite, mahd. palautuspvm ja -kulut, lisätietoja (ensisijaisesti tilauskanava), mahd. lisätiedot maksuun liittyen.

Webauto (ammattipätevyyden jatkokoulutukset) ja Trafi

Tarjoamme jäsenillemme mahdollisuuden osallistua järjestämiimme ammattipätevyyden jatkokoulutuksiin. Koulutusta varten tiedot tallennetaan Webauto-järjestelmään, josta ne välitetään edelleen Liikenteen Turvallisuusvirasto Trafille jäsenen halutessa koulutuksesta merkinnän Trafille.

Webautoon tallennettavat tiedot: henkilöturvatunnus, nimi, osoite, asuinkunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymämaa, äidinkieli, jäsennumero, mahdolliset lisätiedot / sihteerin huomautukset (esim. yrityksen nimen lisäys laskulle, majoitusvaraus), merkintä ammattipätevyysrekisteriin, mahdolliset työnantajatiedot (työnantaja, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilö + yhteystiedot).

P4-julkaisujärjestelmä

Kotisivujemme (www.rahtarit.fi) lomaketiedot (jäseneksi liittyminen, tietojen päivitys, eroilmoitus, Putiiggi-tilaukset, SM-ilmoittautuminen, tilavaraukset) tallentuvat kotisivujemme julkaisujärjestelmään (P4). Julkaisujärjestelmän lomakepankista löytyy jäsenen itse lomakkeella antamat tiedot (tiedot vaihtelevat lomakkeen mukaisesti).

Webrobol

Käytössämme on webropol-kyselytyökalu, jolla teetetään esim. jäsentyytyväisyyskyselyitä satunnaisesti. Työkalun kautta kerätään myös ilmoittautumisia joihinkin tapahtumiin. Kyselytyökaluun tallentuu vastaanottajan sähköpostiosoite ja vastaajan antamat tiedot.

6. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa ja tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen jäsenyyden ja jäsenetujen hoitoon liittyen voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi lisäksi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan kohdassa 10 kuvattujen oikeuksien mukaisesti lainsäädännön sallimissa rajoissa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä tai hänen päivittäessä omia tietojaan mm. painetuilla liittymis-/palvelulomakkeilla, www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, tapahtumista ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti yhteistyökumppaneille tai palveluntarjoajille jäsenetujen tarjoamiseksi seuraavasti:

  • OpusCapita Group Oy:lle jäsenmaksulaskutusta varten (nykyiset jäsenet, massalaskutus)
  • jäsenkorttivalmistajalle jäsenkortin valmistusta ja postitusta varten
  • kirjapainolle jäsenlehden postitusta varten
  • Keskinäinen vakuutusyhtiö Kalevalle jäsenen oikeusturvavakuutusta sekä muita jäsenyyden kautta tarjottavia vakuutusetujen mahdollistamista varten
  • Rahtarit ry:n osastojen luottamushenkilöille merkkipäivämuistamisia varten (tasavuodet 50-vuotispäivästä eteenpäin)

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei esim. alla mainitut tapahtumajärjestelyt sitä edellytä.

Tietoja voidaan luovuttaa tapahtumajärjestelyjen yhteydessä niihin toimihenkilöiksi tai kilpailijoiksi ilmoittautuneiden henkilöiden osalta yhteistyökumppaneille / palveluntarjoajille tarpeellisilta osin (esim. SM Ajotaito- / MM Ajotaitokilpailujen yhteydessä majoitus- tai matkavarauksia varten). Matkajärjestelyjen yhteydessä tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa (esim. syntymäpäivät tasavuosina 50-vuotispäivästä alkaen jäsenlehdessä, ellei toisin ole sovittu). Myös jäsenen kuolintieto tai muistokirjoitus voidaan julkaista jäsenlehdessä, mutta vain jos siitä on erikseen sovittu omaisen kanssa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. 

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain Rahtarit ry:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Rahtarit ry:n palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä Rahtarit ry:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröity voi muuttaa ja korjata tietojaan ottamalla yhteyttä toimistolle puh. 03 3433 751 (pvm/mpm), sähköpostilla rahtarit@rahtarit.fi, lehden palvelulomakkeella tai käymällä toimistolla (Tampere tai Mäntsälä). Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen: Rahtarit ry, Nuolialantie 31-33 D 13, 33900 Tampere. Kuoressa tulee olla merkintä: Henkilötietojen tarkastuspyyntö. Tarkastuspyynnössä tulee mainita seuraavat tiedot: nimi, jäsennumero, syntymäaika, täydelliset osoitetiedot ja puhelinnumero.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnönesittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle.

12. Evästekäytännöt

Kotisivujamme käyttämällä hyväksyt, että voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden johonkin verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen. Lisätietoa evästeistä saat sivulta: www.aboutcookies.org.

Miksi evästeitä käytetään?

Evästeet tunnistavat tietokoneesi, kun tulet sivustolle uudelleen. Ne muistavat myös sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat ja parantavat siten sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla pystyy esimerkiksi tunnistamaan käyttäjän laitteet sekä mukauttamaan mahdollisia mainoksia sivuilla sekä mahdollisissa muissa palveluissa. 

Mitä evästeitä käytetään?

Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja. Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut (esim. Facebook, YouTube-videot tai Google-tilastointi) saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Jos haluat estää niitä seuraamasta liikkumistasi verkossa, voit kytkeä ns. kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista. Ohjeet löydät selaimesi ohjesivuilta.

Sivuillamme saattaa olla myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

Evästeiden hallinta ja estäminen

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan.

Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista). Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.

13. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen päivitys ja muuttaminen

Rahtarit ry voi tehdä ajoittain muutoksia ja päivityksiä tähän rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Selosteen uusin versio on aina saatavilla Rahtarit ry:n kotisivuilla.

 

Euroopan parlamentin ja neuvoston 27. huhtikuuta 2016 antama asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.

Poutapilvi web design - P4 - julkaisujärjestelmä
Tämä sivusto käyttää evästeitä sivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Kun käytät tätä sivustoa, hyväksyt evästeiden käytön.
Sulje

Evästekäytännöt

Tätä sivustoa käyttämällä hyväksyt, että voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

1. Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden johonkin verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen.

Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.

2. Miksi evästeitä käytetään?

Evästeet tunnistavat tietokoneesi, kun tulet sivustolle uudelleen. Ne muistavat myös sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat ja parantavat siten sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla pystyy esimerkiksi tunnistamaan käyttäjän laitteet sekä mukauttamaan mahdollisia mainoksia sivuilla sekä mahdollisissa muissa palveluissa.

3. Mitä evästeitä käytetään?

Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.

Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut (esim. mainokset, YouTube-videot, Google-tilastointi tai Facebook-liitännäiset) saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Jos haluat estää niitä seuraamasta liikkumistasi verkossa, voit kytkeä ns. kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista. Ohjeet löydät selaimesi ohjesivuilta.

Sivuillamme saattaa olla myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.

4. Evästeiden hallinta ja estäminen

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista).

Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.

Sulje